Como escolher o melhor software para gestão de cobrança e recuperação de crédito?

Como escolher um software para gestão de cobrança: Um guia completo para tomar a decisão certa

No mundo dos negócios, a eficiência na gestão de cobranças pode fazer toda a diferença entre o sucesso e o fracasso. Um software especializado em gestão de cobrança pode ser uma ferramenta poderosa para otimizar esse processo, mas escolher o sistema certo pode ser uma tarefa desafiadora.

Aqui estão algumas dicas essenciais para ajudá-lo a selecionar o CRM ideal para suas necessidades de cobrança.

Qual o perfil de sua empresa?

Existem no mercado diversos tipos de software para gestão de cobrança (CRM) específicos para cada segmento, e a escolha da ferramenta certa vai ser a garantia para o sucesso de sua empreitada.

• Cobrança (Versão para Escritórios de Cobranças)

• Cobrança (Versão para Credores)

• Jurídico

Para não deixar esse post tão extenso, vamos nos deter apenas nos softwares de CRM destinados à gestão de cobrança.

Identifique suas Necessidades Específicas

Integração com Outros Sistemas: Seu CRM certamente precisará se integrar com sistemas contábeis, financeiros ou de ERP. Nesse momento é importante que você escolha um software que tenha o código aberto para possíveis integrações futuras. Outro fator muito relevante é a possibilidade de integração com as demais ferramentas que você precisará utilizar, como Discador, URA, SMS, Whatsapp, API´s de Credores, entre outros. Alguns CRM´s já possuem integração nativa com esses fornecedores, possibilitando um ganho real em performance e redução de custos. O Revo360 possibilita a suspensão imediata de todos os mailings na ocasião da baixa de um pagamento, gerando muita economia de telefonia e messageria.

(*) No exemplo acima, a interface OMNI STUDIO do software para gestão de cobrança Revo360, que integra em uma única tela CRM, Discador, Whatsapp, Emails e SMS, evitando que o operador perca tempo alternando entre diversos sistemas.

Funcionalidades Essenciais: Cada CRM tem um conjunto de funcionalidades que podem variar significativamente. Verifique se o CRM escolhido oferece as seguintes funcionalidades:

a) Automação de Processos: A capacidade de automatizar tarefas repetitivas como importação de arquivos, lembretes de pagamento, envio de mailings para discadores, URA, Whatsapp, SMS e emails, ou ainda, envio de contratos para Higienização e Pesquisa, é essencial para economizar tempo e reduzir erros.

b) Segurança de Dados: A proteção das informações financeiras dos clientes deve ser uma prioridade. Escolha um CRM que ofereça altos níveis de segurança e conformidade com regulamentações de proteção de dados. Para ser aderente a LGPD e estar em conformidade com as melhores práticas de cyber segurança, um software precisa ter seus dados criptografados em repouso (nos backups), em transito (nas API´s) e em produção (campos criptografados no banco de dados).

c) Relatórios e Análises: Ferramentas para gerar relatórios detalhados e análises de cobrança ajudam a monitorar o desempenho e identificar áreas para melhoria.

d) Facilidade de Uso e Implementação: Um CRM eficiente deve ser fácil de usar e implementar. Considere:

i) Interface Intuitiva: A interface do usuário deve ser simples e amigável, para que sua equipe possa se adaptar rapidamente. O ideal é que o CRM aceite diferentes templates para cada carteira, possibilitando uma melhor experiência para o operador. No caso de uma base de cobrança com garantia de veículos, por exemplo, o template mostrará na tela os dados da dívida, do veículo, dos avalistas, etc. No caso de uma carteira mais simples, estes campos não apareceriam, evitando assim a poluição visual para o cobrador.

ii) Treinamento e Suporte: Verifique se o fornecedor oferece treinamento adequado e suporte contínuo para resolver qualquer problema que possa surgir.

iii) Customizações: Algumas empresas chegam a pagar 3x o valor de licenciamento de um CRM apenas com customizações. Por isso uma plataforma moderna precisa ser LOWCODE/NOCODE ! É como se fosse um WIX para fazer sites... você arrasta, solta, configura... sem necessidade de um programador e nem de pagar horas de desenvolvimento.

(*) O LowCode / NoCode faz com que a plataforma seja hipercustomizável, evitando desperdício de tempo e dinheiro com desenvolvimento.

e) Inteligência Artificial: Alguns CRM´s já possuem integração nativa com IA, possibilitando a escolha automática do melhor canal para contato com o cliente, melhor horário, transcrição e análise de áudios, entre outras funcionalidades.

Escalabilidade e Flexibilidade: Escolha um CRM que possa crescer junto com o seu negócio. A escalabilidade é crucial para garantir que o sistema continue a atender suas necessidades à medida que o volume de transações aumenta. Além disso, a flexibilidade do sistema em se adaptar às mudanças nas suas políticas de cobrança pode ser um diferencial importante.

Computação em Nuvem: Algumas plataformas são híbridas, possibilitando a implantação ON PREMISE ou em CLOUD. Nesta última, seu ambiente cresce a medida que sua empresa cresce, sem necessidade de altos investimentos.

Custo-Benefício:

Analise o custo total de propriedade do CRM, que inclui não apenas o custo de aquisição, mas também os custos contínuos de manutenção e suporte. Compare diferentes opções e escolha aquela que oferece o melhor custo-benefício, sem comprometer a qualidade e as funcionalidades essenciais.

Reputação e Feedback de Outros Usuários: Pesquise a reputação do CRM no mercado. Leia avaliações e peça referências para obter feedback de outros usuários. Isso pode fornecer uma visão mais clara sobre a confiabilidade e a eficácia do sistema em situações reais.

Conclusão

Como escolher o melhor sistema ou software de CRM para gestão de cobrança e recuperação de crédito é uma decisão estratégica que pode impactar significativamente a eficiência e a eficácia do seu processo de cobrança. Ao considerar suas necessidades específicas, avaliar funcionalidades essenciais, garantir facilidade de uso e implementação, e analisar o custo-benefício, você estará bem posicionado para fazer uma escolha informada. Lembre-se de testar o sistema e buscar feedback para garantir que ele atenda às suas expectativas e contribua para o sucesso financeiro da sua empresa.

Ao investir tempo e esforço na escolha do CRM adequado, você estará dando um passo importante para aprimorar sua gestão de cobranças e fortalecer a saúde financeira do seu negócio.

Espero ter ajudado!

Um abraço!

Alexandre Teles

CEO - REVO

alexandre@revo360.io