O que entrou bate com o extrato? Caixa realizado, espontâneo x induzido e saúde de pagamentos
“O que entrou bate com o extrato?” é a pergunta do CFO que nenhum painel de totais responde. O BI mostra um número por mês. O extrato mostra lançamentos. Entre os dois fica uma reconciliação feita à mão, em planilha, dias depois, e é nela que o caixa da cobrança vira um número em que a diretoria confia ou desconfia.
A resposta do revo360 é mudar o grão. O painel Caixa Realizado não parte de um total: parte de cada baixa, uma parcela paga de cada vez, na mesma base em que a operação registrou o acordo, emitiu o boleto e recebeu o aviso do banco. A soma das linhas é o caixa do recorte, e o grid analítico mostra as baixas que compõem cada total. Não há cópia para um BI de terceiro.
O grão certo é a baixa
Cada linha do Caixa Realizado é uma baixa, e cada baixa carrega o que a conciliação precisa:
- A data e o valor, com principal, encargos e honorários separados.
- O tipo de pagamento: à vista, entrada de acordo, parcela de acordo ou avulso.
- A origem da baixa: aviso do banco ou do gateway, arquivo CNAB ou baixa manual. Na maior parte das instituições a baixa chega pelo aviso, sem arquivo de retorno, e o CNAB é lido a cada minuto.
- O canal de fechamento: quem fechou o acordo que gerou a parcela. Negociador, portal de autoatendimento ou a Sarah, a IA que negocia com usuário próprio. O pagamento sem acordo registrado aparece como “não identificado”, que é categoria legítima, e não erro.
- A assessoria na data do pagamento, no sistema do credor: o carimbo de quem estava com o título quando o dinheiro entrou.
- Espontâneo ou induzido, que é a próxima seção.
Estorno sai da conta. E o caixa de título já devolvido ao credor fica, porque entrou de fato: caixa realizado é caixa, não carteira.
O caixa mês a mês, empilhado por tipo de pagamento, com a linha do percentual espontâneo; abaixo, o caixa por canal de fechamento. Na base de demonstração, a Sarah fechou R$ 140,5 mil em 511 baixas, o portal R$ 68,3 mil e a equipe R$ 448,5 mil; o “não identificado” é o pagamento sem acordo registrado. Base de demonstração, dados fictícios.
Espontâneo e induzido: o que cada um diz
Uma baixa é induzida quando houve acionamento nos 30 dias anteriores ao pagamento, e espontânea quando não houve. A regra é a mesma para todo canal e para toda assessoria, e tem uma exceção que importa: ocorrência administrativa nunca conta como acionamento. Nota na ficha não é contato.
Os dois números dizem coisas diferentes. O caixa espontâneo é a parte da carteira que pagaria de qualquer jeito; ele mede a qualidade da carteira, não a operação. O caixa induzido é o que a cobrança moveu. Uma assessoria que apresenta o caixa inteiro como mérito está somando os dois. Quando o percentual espontâneo cai mês a mês, como na tela acima, a leitura pede cuidado: pode ser a operação acionando mais, ou a carteira ficando mais difícil.
Na base de demonstração, o painel abre dizendo que R$ 2,6 mi entraram em agosto, 11% acima do mês anterior no mesmo ponto, sobre 1.467 baixas e tíquete médio de R$ 1.789,15, com 22,1% de caixa espontâneo: R$ 580.603,00 sem acionamento atribuível.
Previsto contra realizado
O Caixa Realizado é o par do Forecast de Recuperação: o forecast diz quanto vai entrar, o caixa diz quanto entrou, da mesma base. O bloco Previsto × Realizado põe o caixa acumulado do mês contra a projeção de fim de mês em três cenários, P50, P85 e P95, e a previsão é cobrada ao longo do próprio mês. Como ler os cenários e o vão entre o contratado e a propensão está no post sobre o forecast com intervalo.
No sistema do credor, os dois painéis usam lentes diferentes de assessoria, e dizem isso na tela: o forecast recorta pela assessoria que está com o título hoje; o caixa, pela que estava com ele na data do pagamento.
Financeiro, Caixa Realizado, do revo360 Analytics: o dinheiro que já entrou, por mês, canal, tipo de pagamento e credor. Base de demonstração, dados fictícios.
A quebra veio do cliente ou do meio de pagamento?
O Caixa Realizado diz se o canal está rendendo. A Saúde de Pagamentos diz se o meio de pagamento está funcionando agora, e responde à pergunta que fica depois de uma quebra: o cliente não pagou, ou o pagamento não chegou?
- Semáforo por origem de baixa. Verde quando houve baixa nas últimas 24 horas ou o dia já alcançou metade da média diária dos últimos 30 dias; amarelo entre 24 e 72 horas sem baixa; vermelho acima de 72 horas; cinza para o meio sem uso. Fim de semana e feriado podem amarelar, e o painel diz isso.
- Registro de boleto. O funil por banco, de emitido a pago, com a taxa de rejeição do registro e o motivo de cada rejeição. O semáforo fica vermelho quando a rejeição de 7 dias chega a pelo menos 5% e ao dobro da taxa de 30 dias, com 10 boletos ou mais, ou quando não há emissão há mais de 3 dias.
- Cartão por link. Links criados contra links pagos. O alerta é por recência, nunca por conversão.
- A esteira de 90 dias. O valor baixado por dia, por origem. Dia sem baixa aparece como zero, e não como buraco: o buraco é o dado.
- As pendências. Estorno, não conciliado, retorno com erro e boleto pago sem título, lidos da esteira de pagamentos. Cada pendência é dinheiro ou instrução parada fora do caixa.
Na base de demonstração, os três meios aparecem como “Operando” e, mesmo assim, 22.028 pendências de conciliação somam R$ 83,2 mi, a maioria “Retorno com erro”. Rejeição de boleto de 5,6% em 7 dias contra 3,6% em 30, e 62% de conversão dos links de cartão. Base de demonstração, dados fictícios.
Saúde de Pagamentos, do revo360 Analytics: os meios de pagamento e a esteira de baixas, agora. Base de demonstração, dados fictícios.
Do caixa ao repasse
Para o credor, a conciliação só termina no repasse. O módulo Financeiro do revo360 é a retaguarda desse caminho: prestação de contas e pendente de prestação de contas, retorno bancário, pagamentos e boletos com cancelamento pendente.
A prestação de contas é o relatório do que foi recebido e do que é repassado ao credor, e sai do mesmo registro que baixou a parcela. O pagamento baixa a parcela e alimenta a prestação de contas no mesmo dia, no layout do credor, e cada prestação vai de pendente a repassada, com aprovação no meio. A comissão da assessoria é gravada na própria baixa, por fase e por componente, na mesma base do repasse. E quem acompanha pelo Credor360 vê os pagamentos e a prestação de contas com borderô, itens e o pago e ainda não repassado.
O que levar à reunião
- O grão. Peça o caixa do mês aberto até a baixa, com canal, tipo, origem e assessoria na data. Se a soma das linhas não é o total da tela, o número veio de outro lugar.
- A fatia espontânea. Separe o que pagaria de qualquer jeito do que a cobrança moveu, antes de comparar assessorias ou canais.
- O previsto. Cobre a projeção do mês ao longo do mês, pelo P50 e pelo P85, e não só no fechamento.
- O semáforo antes da bronca. Caixa abaixo do previsto com pendência de conciliação crescendo é problema do meio de pagamento, e a conversa muda de interlocutor.